Entre les formalités, la préparation des cartons et la coordination des salariés, un déménagement d’entreprise peut être une véritable source de casse-tête. Vous avez la possibilité de passer par une entreprise spécialisée pour votre déménagement professionnel. Découvrez quelques conseils pratiques pour réussir votre transfert de bureau.
Accomplir les formalités administratives
Pour une meilleure gestion de votre déménagement d’entreprise, il est important d’anticiper les démarches nécessaires. Avant de poser un préavis, vous devez trouver les nouveaux locaux à occuper. Cela permet de respecter les délais pour se soustraire des frais supplémentaires. Une fois votre préavis posé, vous devez dresser une check-list des documents à fournir et à prévoir.
Découvrez quelques démarches incontournables lors de votre déménagement de bureau :
- Transférer votre local à votre nouvelle adresse
- Résilier les abonnements internet, électricité et gaz
- Prévenir les organismes administratifs : banque, impôts, assurance, etc.
- Préparer le transfert de votre courrier avec la Poste.
Informer et solliciter les employés
Lorsque la décision de déménagement est prise, vous devez informer les employeurs, les collaborateurs et les impliquer dans le transfert du local. N’oubliez pas de signaler votre changement d’adresse à vos clients et fournisseurs et leur indiquer l’adresse de votre nouveau siège local. Vous devez aussi commencer à modifier vos coordonnées sur votre site web et vos documents commerciaux.
Il est important de désigner un responsable du déménagement afin d’informer au mieux ceux qui auraient des questions. Puisque ce changement peut avoir des impacts non seulement sur la vie de l’entreprise, mais aussi celle de vos employés. C’est pour cela que vous devez être à l’écoute de ces derniers.
Contacter un déménageur qualifié
Avant de choisir le professionnel qui va s’occuper de votre déménagement, vous devez dans un premier temps connaître vos besoins. Contrairement à un déménagement classique, un déménagement d’entreprise représente un coût assez important. Commencez donc à trouver la solution la moins chère pour ne pas être faillite.
Pour cela, faites plusieurs devis avant d’engager un professionnel (cliquez ici). Cette démarche gratuite ne vous engage à rien, et elle vous permet de trouver un déménageur pas cher dans votre région. Pensez à comparer les devis entre le coût et les prestations proposées par chacune des entreprises concernées. Ne vous précipitez pas sur l’offre la moins chère, mais étudiez bien les options proposées avant de faire le bon choix.
Faire l’inventaire des biens de l’entreprise
En fonction de vos nouveaux locaux, il se peut que vous puissiez toujours utiliser votre ancien mobilier ou que vous devez le changer complètement. Effectivement, si vous allez déménager des locaux déjà équipés, vous n’aurez plus besoin d’utiliser vos matériels informatiques ou encore votre mobilier. C’est donc le moment idéal pour faire l’inventaire de vos biens.
Vous avez la possibilité de revendre en interne, à vos salariés, après avoir organisé une vente externe. Les déménageurs sont à votre disposition pour vous débarrasser de ce dont vous ne souhaitez plus.
Commencer à faire le tri
Faites le tri de vos dossiers et vos affaires quelques mois avant le jour J. Ce dernier vous permet de mettre au propre l’architecture et le traitement de vos dossiers en interne. C’est aussi un moyen efficace pour diminuer le volume à déménager. Plus vous avez d’objets à transporter, plus le prix du déménagement est élevé.
Commencer à faire les cartons de déménagement
Lors de la préparation des cartons, chaque employé est bien sûr en charge de ses dossiers ou matériels non utilisés au quotidien et de la mise sous carton de ses propres affaires. Après, il faut mettre en place un système d’étiquetage pour vos dossiers, les postes informatiques et les machines ainsi que les cartons. Concernant le carton, n’oubliez pas de les identifier clairement en y apposant votre nom et le contenu précis du carton.
Le déménageur vous fournira tous les matériaux nécessaires, emballages et cartons de déménagement pour vos employés quelques semaines avant le jour du déménagement.